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Unser Lernmanagementsystem – die RWB-Akademie

Wirtschaft und Gesellschaft verändern sich in einem atemberaubenden Tempo: Dies führt einerseits zu einem Informationsüberschuss, andererseits erfordert es rasche Anpassungsleistungen der betroffenen Unternehmen. Beides erfordert ein zuverlässiges Management von Wissen.

In der Wohnungswirtschaft spürbar ist vor allem die Dynamik bei Umweltthemen: Die Spannweite der Herausforderungen reicht von Klimaschutz und CO2-Reduktion über Mobilität und demografische Veränderungen bis hin zu neuen Kundenbedürfnissen und sich wandelnden Arbeitswelten. Diese volatilen Rahmenbedingungen gelten oft als großer Unsicherheitsfaktor. Arbeitsinhalte werden komplexer und Aufgabengebiete vielschichtiger, was nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitenden eine enorme Flexibilität abverlangt. Arbeitnehmer müssen lernen, sich mit neuen Gegebenheiten schnell vertraut zu machen. Für das Schaffen neuer Denkweisen gilt das sogenannte lebenslange Lernen als eine wichtige Voraussetzung. Ein systematisches Wissensmanagement ist deshalb nötig, um ungenutzte Potenziale und Kräfte für das Unternehmen zu erschließen – sei es durch die Aneignung neuer Kompetenzen oder die Weiterentwicklung bestehender Kenntnisse.

Informations- und Kommunikationstechnologien entwickeln sich fortlaufend. Während der Corona-Pandemie waren Unternehmen weltweit noch stärker als bisher auf Kommunikationstechnologien und -kanäle angewiesen, um die Arbeitsprozesse zwischen Homeoffice und Firma aufrechtzuerhalten. Inmitten der Pandemie hat die Rheinwohnungsbau zusätzlich dazu ihre unternehmenseigene Akademie aufgestellt – eine interaktive Lernplattform (Learning Management System, LMS). Wir haben mit Valbona Möhren, die das Projekt ins Leben gerufen hat, über den Stellenwert des Wissensmanagements und ihre Erfahrungen mit dem mobilen Lernen gesprochen.

RWB: Wie würden Sie Wissensmanagement beschreiben?

Valbona Möhren: Tagtäglich wird Wissen im Unternehmen eingesetzt und ausgetauscht – beispielsweise bei der Einarbeitung neuer Teamkollegen oder beim Anlernen von Auszubildenden. Das ist erst einmal nichts Neues. Der Ansatz des Wissensmanagements aber ist es, dieses Wissen systematisch aufzubereiten und die organisatorische Lernfähigkeit zu verbessern. Wissensmanagement braucht ein integriertes Unternehmenssystem, um Wissen zu sammeln, zu speichern, zu verwalten und zu verbreiten. Entscheidend dabei sind sowohl die technischen als auch die inhaltlichen Komponenten. Das heißt, auf der einen Seite wird der Ort definiert, wo Wissen zu finden ist, und auf der anderen Seite, was überhaupt als Wissen gilt. Jedes Organisationsmitglied verfügt über wertvolle Erfahrungen: Deshalb ist es auch eine Gemeinschaftsaufgabe, alle im Unternehmen vorhandenen Kenntnisse ins Wissensmanagement zu integrieren

RWB: War die Corona-Pandemie ein Katalysator für die RWB-Akademie?

Valbona Möhren: Tatsächlich haben wir uns mit der Lernmanagement- Software von Microsoft bereits vor Ausbruch der Corona-Pandemie beschäftigt. Wir waren damals auf dem richtigen Weg und hatten schon die Vorteile dieser Lernsoftware erkannt. Allerdings hatten wir uns für den Entwicklungsprozess gedanklich noch mehr Zeit eingeräumt. Nach dem Gespräch mit der Lernagentur ELEARNINGFORCE GmbH, die uns das LMS vorgestellt hat, gingen wir zunächst in eine Konzeptphase. Wir stellten eine Arbeitsgruppe auf und sammelten möglichst abteilungsübergreifende Themen, für die wir schrittweise Lernunterlagen zusammenstellen wollten. Bevor das Wort Lockdown in unserem Lebens- und Arbeitsalltag angekommen war, hatten wir bei der RWB bereits das mobile Arbeiten eingeführt. Dadurch war auch schon die Idee entstanden, das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten auch aufs Lernen und die Personalentwicklung zu übertragen. Aufgrund der Ausnahmesituation durch die Pandemie waren Präsenztermine ohnehin nicht mehr möglich. Somit war unsere einzige Option, auf Online-Kurse zurückzugreifen. Das Online-Lernen wurde zur Notwendigkeit, wenn man sich weiterentwickeln wollte. Mein Fazit: Corona hat das Bewusstsein für Digitalisierung geschaffen und neue Wege der Weiterbildung auf den Plan gerufen.

RWB: Welche Vorzüge bietet die RWB-Akademie für das Unternehmen?

Valbona Möhren: Früher waren die meisten Ressourcen und Rahmenbedingungen lediglich darauf ausgelegt, Wissen zu verwalten, anstatt es zu nutzen. Wir wollen mit unserer Akademie aber nicht nur einen einheitlichen Speicherplatz schaffen. Es sollte eine Plattform entstehen, über die das kollaborative Lernen möglich ist. Die RWB-Akademie bietet einerseits eine Wissensinfrastruktur, die das organisatorische Lernen fördert, und ermöglicht andererseits die individuelle Wissensvermittlung. Grundlegende Funktion der RWB-Akademie ist das Kurs- und Contentmanagement, über das Inhalte einfach zu erstellen und steuerbar sind. Ein bestimmtes Thema kann in verschiedene Formate gegossen werden: zum einen schriftlich per PowerPoint und Word oder als PDF-Datei; zum anderen über Lernvideos, die man entweder selbst erstellt oder als Link oder Datei hochlädt. Daneben gibt es die Tracking-&-Reporting-Funktion. Alle, die mit dieser Plattform lernen, können ihren Fortschritt nachverfolgen und auch ein Zertifikat mit Ablaufdatum erhalten. Dabei ist die Benutzeroberfläche leicht zu bedienen; ein persönliches Dashboard informiert über alle Lernaktivitäten. Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate werden digital in der Personalakte dokumentiert – genau wie nach dem Besuch eines Präsenzseminars.

RWB: Wie verändert die Lernplattform die Personalentwicklung?

Valbona Möhren: Die neuen Formate eröffnen einen größeren Gestaltungsspielraum. Dadurch können wir passgenaues Lernen für Einzelne anbieten: Die Personalentwicklung wird dadurch präziser. Ergänzend kann sich jeder Mitarbeitende „on demand“ das Wissen heranziehen, das gerade benötigt wird. Für die Kompetenzbildung eröffnet das eine neue Dimension. Demgegenüber stehen aber auch Herausforderungen: Personalentwickler koordinieren Schulungsmaßnahmen nicht nur, sondern sind auch Kursadministratoren und Wissensgeneratoren. Das erfordert auch aufseiten der Personalentwickler andere Kompetenzen und eine Neudefinition ihrer Rolle.

RWB: Welche Inhalte haben Sie bislang über die RWB-Akademie abgebildet?

Valbona Möhren: Das war für unser Team eine Mammutaufgabe. Wenn ich das letzte Jahr Revue passieren lasse, ist Wissen in vielen unterschiedlichen Bereichen unseres Unternehmens zusammengetragen und durch die Plattform sichtbar gemacht worden. Um einen Eindruck von den Wissensvolumen zu geben, hier ein Beispiel: Im Projektteam hatten wir unter anderem das Thema Wissensmanagement als Aufgabe definiert. Konkret ging es um die Schulung per Microsoft-Apps. Dazu musste Microsoft Teams inklusive der Funktionen „Planner“ oder „To Do“ sowie weiterer Funktionalitäten vorgestellt werden. Für jede App wurde eine Expertenrolle im Team zugewiesen. Die Aufgabe der App-Experten bestand zunächst darin, das vorhandene Material zu sichten, beispielsweise Lernvideos. Zum Glück mussten und müssen wir das Rad nicht neu erfinden – es gibt genügend Erklärvideos. Doch es besteht ein Vielfalt-Dilemma: Welches von den unzähligen Videos spiegelt gehaltvoll und am besten die Inhalte wider, die im Unternehmen auch zum Tragen kommen? Ehe wir die vorhandenen Videos anbieten konnten, mussten wir diese also vorab selbst durcharbeiten. Unsere App-Experten haben sich eigenständig in ein neues Thema eingearbeitet und dabei gefiltert, was für das Team von Nutzen sein könnte. Ausgehend von dieser Selbstausbildung stellten wir einen eigenen, auf die RWB angepassten Schulungsplan auf. Das auf die Beine zu stellen, war nur mit geballter Kraft möglich: Die App-Rahmenbedingungen kamen von unserer IT, hier insbesondere von Stefan Terlinden vorangetrieben. Die Schnittstellen zwischen IT, Unternehmensentwicklung und den einzelnen Bereichen des Unternehmens waren wichtig, um die Digital-Lernreise auf die Beine zu stellen. Darunter vertreten: die Vermietungsabteilung mit Franziska Klingen, die Finanzbuchhaltung mit Agnes Jarzombek, die Bauprojektleitung mit Anne Richter und Benjamin Gaidel, aus dem IT-Team neben Stefan Terlinden auch Steffen Abresch sowie das Projektmanagement mit Alena Hincke.

RWB: Wie sehen Sie die zukünftige Personalentwicklung bei der RWB?

Valbona Möhren: Die Umsetzung unseres Schulungsprogramms hat gezeigt, dass Wissensmanagement eine gesamtunternehmerische Aufgabe ist. Es ist nicht allein Sache der IT, der Personalentwicklung oder der Führungskräfte. Es braucht die verschiedenen Perspektiven der gesamten Belegschaft, um zu den richtigen Inhalten und Formaten zu kommen. Nur im regen Austausch mit wertvollem Feedback können wir herausfinden, welche Intensität für welchen Lerntypus gerade richtig ist. Letztlich gibt es nicht nur einen Weg für eine zielführende Personalentwicklung, vielmehr stellt das Online-Lernen für uns eine Ergänzung zu Präsenzseminaren dar.

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