Ich bin der festen Überzeugung, dass eine Digitalisierungsstrategie nur erfolgreich ist, wenn sie von der Unternehmensleitung aktiv und mit voller Überzeugung betrieben wird. Dieses Thema kann und darf nicht delegiert werden. Nur so wird die Ernsthaftigkeit, mit der die Unternehmensleitung diesen Prozess betreibt, glaubhaft von den Mitarbeitenden wahrgenommen.
Genauso entscheidend für den Erfolg ist es, das gesamte Team mit seinen unterschiedlichen Fähigkeiten, Talenten, aber auch Bedenken mitzunehmen. Deshalb muss dieser Prozess, wie bei uns im Unternehmen, weit verzweigt angelegt werden, damit auch untereinander kommuniziert wird und niemand „auf der Strecke bleibt“. Wichtig ist es außerdem, bewährte analoge Prozesse erst einmal auf die Notwendigkeit der Digitalisierung intensiv zu prüfen, denn nicht alles und jedes muss im ersten oder zweiten Step digitalisiert werden.
Bei uns schreitet die Digitalisierung voran und es werden immer mehr Veränderungen sichtbar. Es gibt zahlreiche Projekte, die sich bereits wesentlich auf die unterschiedlichen Arbeitsprozesse ausgewirkt haben. Zum Beispiel die papierlose Mieterakte: Wo früher über 7.000 Mieterakten in einem Akten-Paternoster untergebracht waren, befindet sich heute ein voll funktionsfähiger Bildschirmarbeitsplatz. Keine Akte muss mehr gesucht oder kann versehentlich an falscher Stelle abgelegt werden. Zudem kann jeder Mitarbeitende jederzeit auf alle Informationen rund um das individuelle Mietverhältnis zugreifen.
Der Mensch steht aber nach wie vor im Mittelpunkt – und das wird auch immer so bleiben. Es sind lediglich die Prozesse, die wir mit digitaler Hilfe effizienter gestalten, um so auch mehr Zeit für die individuelle Betreuung unserer Kunden zu haben.
Alle Ziel- und Strategieformulierungen müssen authentisch von den Führungskräften getragen werden – wir müssen Vorbilder sein und ein Bewusstsein für die Notwendigkeit des Wandels schaffen.
Neues Arbeiten
Die Digitalisierung bringt ein völlig neues Arbeitsumfeld und neue Herausforderungen für die Mitarbeitenden mit sich: Kommunikations- und Selbststeuerungskompetenz ist gefragt, die Digitalkompetenz muss erweitert werden, immer mehr Apps, Programme und Softwares müssen bedient werden. Eine Akzeptanz für Veränderung kann dabei nur entstehen, wenn Vorgesetzte engagiert und dynamisch die entsprechenden technischen, personellen und mentalen Voraussetzungen schaffen. Letzteres funktioniert aber nur, wenn diejenigen, die den Wandel maßgeblich durchführen, also die Mitarbeitenden selbst, involviert sind und Ziele mitdefinieren können. Das Gießkannensystem hat spätestens hier ausgedient.
Gemeinsam besser
Digitalisierung bedeutet auch, Wissen zu vernetzen. Das ist ein überaus positiver Effekt, der bei der Gestaltung des Wandels genutzt werden kann. Getreu dem Motto „Digitalisierung ist Teamsport“ haben wir einen Workshop mit Mitarbeitenden unterschiedlicher Generationen durchgeführt. Am Anfang stand dabei die Frage: Für wen oder was benötigen wir eine digitale Lösung und was ist der Nutzen für Mitarbeiter und Mieter und somit für das ganze Unternehmen? Es ist wichtig, zunächst eine Basis für die weiteren Schritte zu schaffen und nicht einfach loszulaufen. Entstanden ist so eine Multi-Projekt-Management-Organisation, in der eine klare Vision formuliert wurde. Aus der Mitte der Belegschaft sind konkrete Handlungsvorschläge für die Themen entstanden, die letztendlich über den Erfolg der Transformation unseres Unternehmens mitentscheiden.
Erste Ergebnisse
Ein Highlight des Workshops war die Identifizierung des Teams mit der Digitalisierungs-Mission: Von der Basisfrage „Warum brauchen wir eine digitale Transformation?“ bis hin zu den Leitwerten, die aus dem Gedanken des Wandels heraus entstanden sind und die Lust auf die Zukunft und die gegenwärtigen Projekte machen. Ein herausragendes Projektbeispiel von vielen ist sicherlich die Anpassung unserer Kundenkommunikation. Dazu zählt eine Mieter-App, die es künftig ermöglicht, mit wenigen Schritten beispielsweise Schadensmeldungen zu übermitteln oder Formulare abzurufen. Einher geht diese Entwicklung mit einem Aktivitäten-Management im ERP-System, das dazu dient, dass die Kommunikation auch jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht.
Chancen
Wenn ich mir unsere im Team ausgearbeitete Nutzenwolke ansehe, ist der digitale Wandel für uns definitiv eine Chance, positive Veränderungen für unsere Mieter und auch für unser Team umzusetzen. Große Erwartungen knüpfe ich an die Digitalisierung zeitintensiver und immer wiederkehrender Arbeitsprozesse. Dadurch entsteht eine Zeitersparnis, die wieder in mehr Kundenservice oder auch in Projektarbeiten investiert werden kann. Aus dem bereits angestoßenen Digitalisierungswandel gibt es jetzt schon eine positive Bilanz: Die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeitenden ist gestiegen und das fördert die Weiterentwicklung. Natürlich werden auch unsere Mieter profitieren: Wie auf den folgenden Seiten zu sehen, werden wir ihnen neue, digitale Service-Angebote zur Verfügung stellen.